DOCUMENTOS COMERCIALES

Como su nombre lo indican permiten comunicar entre mínimo dos partes, información que le compete a las mismas. Estas partes pueden ser: Empresa-Cliente, Empresa-Proveedor, Empresa-Empleado, Empresa-Terceros o viceversa.

NORMAS BÁSICAS PARA LA ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:

-Debe ir en hoja carta.

-Se utiliza letra Arial número 12.

-Separación de dos líneas, y de párrafo 1,5.

-Separación de título y texto de doble línea.

-No se debe subrayar.

-Los títulos y subtítulos van en negrilla.

-Los títulos precedidos por un número deben ir en mayúscula y negrilla.

-Los títulos correspondientes a divisiones (con dos números, ejem: 1.1) van en negrita.

-Los títulos y los subtítulos no llevan punto final.

-Las palabras que se escriben completamente con mayúscula también llevan su tilde correspondiente (si llevan tilde).

-Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de una institución llevan mayúscula inicial.

-La primera palabra de un título va con mayúscula inicial.

-Los nombres de disciplinas va con mayúscula inicial.

-los días, meses y años se escriben con minúscula, excepto los que representan fechas históricas.

-Márgenes; Superior: 3cm-4cm

                      Inferior: 2cm-3cm

                      Izquierda: 3cm-4cm

                     Derecha: 2cm-3cm

CUALES SON LOS DOCUMENTOS CONTABLES?

+Carta: Es un comunicado personal y de carácter formal. 

Partes:

-Ciudad y fecha: ciudad, día/mes/año .

-Encabezado: 3-4 espacios después de la ciudad y fecha y está compuesta por:

·       Tratamiento: se escribe con mayúscula y sin abreviar, ejem: señor, señora.

·       Nombre y apellidos: va el nombre del destinatario con mayúscula sostenida.

·       Cargo: se escribe con mayúscula inicial.

·       Nombre de la empresa: con mayúscula inicial y si lleva siglas, estas van con mayúscula.

·       Ciudad de destino: con mayúscula inicial.

-Asunto: también llamado referencia, es opcional, y sintetiza el tema de la carta.

-Saludo: frase de cortesía.

-Texto: mensaje que se transmite al destinatario, se escribe alrededor de tres párrafos, el primero de introducción, el segundo desarrollo, y el tercero para complementar y para concluir.

-Despedida: al igual que el saludo es una frase de cortesía.

-Firma: compuesta de tres partes: el nombre y apellido, rubrica (encima del nombre y sin raya) y el cargo o documento de identidad.

-Transcriptor: nombre y apellido de la persona que transcribió la carta junto a su documento.

Ejemplo de la estructura de una carta

+Informe: Es la respuesta a un requerimiento ejecutivo a un ejecutivo de nivel jerárquico mayor sobre una situación o proyecto. Además los menores no pueden tomar decisiones sin la aprobación de los mayores.

Etapas:

-Proceso de escritura.

-Análisis del asunto o problema.

-Obtener datos necesarios.

-Clasificación y organización de datos.

-Realización del bosquejo para el informe.

Partes:

-Título: tema del informe.

-Síntesis: resumen de las ideas.

-Antecedentes: si se han enviado anteriores informes 

parecidos.

-Objetivos: lo que se espera del informe.

-Texto: resultados y desarrollo de la investigación.

-Conclusiones: resultados del informe.

-Recomendaciones: impulsos positivos para aceptar el informe.

-Implicaciones: posibles resultado del  proyecto expuesto.

+Acta: Es la relación escrita de lo sucedido, tratado, o acordado en una junta o reunión.

Partes:

-Razón social.

-Título.

-Denominación del documento y número correspondiente.

-Fecha: día, mes, año, con hora.

-Ciudad.

-Orden del día: todos los puntos a ver.

-Asistentes: nombre, apellido y cargo de los que asistieron.

-Ausentes: nombre, apellido y cargo de los que no estuvieron presentes.

-Firma: firma de todos los que  asistieron.

+Memorando: Es un comunicado personalizado de carácter interno elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre una situación o asunto.

Partes:

-El para: nombre y cargo del destinatario.

-Asunto: tema central del comunicado.

-Fecha: día, mes y año del escrito.

-Firma: nombre del emisor del mensaje.

+Cotización: Este documento permite consultar y relacionar productos, ya sean tangibles o no tangibles, que la empresa ofrece o que otra nos ofrece.

Partes:

-Fecha.

-Destinatario.

-Asunto.

-Desarrollo: descripción detallada de cada producto, tabla de precios con cantidad y  análisis de datos como plazo de respuesta y valores sin IVA.

-Despedida.

-Firma.